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Organizzare un evento

26/04/2010


Tutti sulla più grande piazza del mondo

Facebook può essere considerato una piazza virtuale dove è possibile promuovere e diffondere informazioni relative ad eventi di vario genere.
Sia che si tratti di una conferenza, di una festa, di un workshop, di una campagna solidale, di una raccolta fondi, o la pubblicazione di un report, l’applicazione per gestire gli eventi è l’ideale per spargere voce, stimolare il passaparola, raccogliere adesioni e pubblicare, alla fine, materiali multimediali relativi all’evento stesso.
Grazie alla funzionalità Eventi, creare un evento, promuovere una vostra attività e gestire le iscrizioni è semplice ed efficace.

Come procedere?

Dal menu sulla home cliccare su Eventi, una volta sulla pagina cliccate su Crea un evento (in alto).

Un paio di schermate automaticamente guida l'utente attraverso il processo di creazione di un evento. Per la maggior parte dei casi, sarà necessario istituire un inizio e di fine per il vostro evento, selezionare le impostazioni di privacy, aggiungere dettagli, e decidere chi invitare.

Alcuni campi sono obbligatori, altri facoltativi. Il consiglio è di riempire tutti i campi possibili, in maniera tale da offrire all’utente il maggior numero di informazioni utili per partecipare o per chiedere all’organizzazione ulteriori dettagli sull’evento.
Scegliete un titolo che sia sintetico, evocativo ed accattivante.

Aggiungete alcuni tag (parole chiave) che potrebbero essere utilizzate in una ricerca dagli utenti potenzialmente interessati all’iniziativa che state promuovendo, così da aumentare le probabilità questa venga trovata.

Nella voce Ospite, inserite il protagonista dell’evento o lo stesso organizzatore (oppure si può associare all’evento un gruppo precedentemente creato ed amministrato), indicate poi in quale tipo di evento rientra il vostro (conferenza, festival, festa, workshop ecc.).
L’evento deve avere una data di inizio e una di fine ed un luogo di svolgimento.

Personalizzate il vostro evento scegliendo un’immagine il più possibile esplicativa dell’evento. Non pubblicare la locandina dell’evento, meglio un immagine che caratterizzi in maniera evocativa l’iniziativa, includendo il logo dell’AISM, così da renderlo immediatamente identificabile (è però necessario rendere esplicito se si tratta di un’iniziativa locale o nazionale, e indicare chiaramente chi sia l’organizzatore dell’evento). In occasione delle campagne nazionali, come per esempio “Gardenia” o “Una mela per la vita” suggeriamo di verificare prima con il Web Editor presso la sede nazionale che non ci siano già in programma eventi a livello nazionale. in modo da non disperdere energie e creare ridondanza, ma anzi cogliere l’occasione per allargare la partecipazione e il sostegno.

In base al tipo di evento, dovete anche decidere quali aree abilitare e quali permessi attribuire ai partecipanti. Bacheca, foto, video e link possono essere abilitati o meno, a seconda delle esigenze, lasciando all’organizzazione o a qualsiasi partecipante la facoltà di aggiungere contenuti. A  meno che l’evento si presti a strumentalizzazioni, attacchi o qualche forma di protesta, è consigliabile lasciare agli utenti la massima libertà, soprattutto per invitare gli amici. La lista degli ospiti pubblica è un altro incentivo a partecipare.

Infine, non dimenticatevi si spuntare la casellina relativa all’inserimento dell’evento nell’indice ricercabile dagli utenti. Senza questo passaggio si riducono notevolmente le probabilità di intercettare utenti interessati.

Prima di invitare personalmente a partecipare gli amici della vostra rete, autorizzate subito Facebook a promuovere l’evento nel vostro profilo, rendendolo immediatamente visibile a tutti gli tenti di passaggio, pronto per essere condiviso. L’evento è finalmente online. Possiamo procedere a inserire, se ne abbiamo disponibilità, link, foto e video utili alla promozione.


Promuovere un evento

Dalla pagina dell’evento creato si può modificare successivamente qualsiasi impostazione, oltre a poter promuovere l’iniziativa e gestire la lista dei partecipanti con flessibilità, cliccando sui seguenti collegamenti:

• Invita persone a partecipare: potete inviare un messaggio ad ognuno degli amici che pensate possano essere interessati, utilizzando, per chi non è ancora su Facebook, il relativo indirizzo di posta elettronica. Più il messaggio è inviato a un gruppo ristretto di persone, maggiormente potrà essere personalizzato e maggiori sono le probabilità che venga bene accolto dai destinatari.

• Messaggio agli invitati: utile per comunicare ai partecipanti cambiamenti sostanziali in vista dell’approssimarsi della data (orario, sede, richieste varie ecc.) o per inviare promemoria il giorno prima, insieme a un riepilogo delle informazioni utili.

Nell’ottica di promuovere l’evento, i contenuti fanno la differenza: è importante che gli amici a cui manderete un invito, gli utenti di Facebook di passaggio informati dal passaparola e tutti quelli che si imbatteranno nella pagina dell’evento trovino materiale interessante che li spinga a iscriversi e a partecipare.

Per una conferenza, ad esempio, sono numerosi i contenuti idonei alla pubblicazione. Le foto dei relatori e del luogo in cui si terrà la conferenza rendono più attraente la pagina. Video interviste a cura degli organizzatori in cui si illustrano brevemente gli obiettivi dell’evento e le ragioni per partecipare, sono un ottimo incentivo per approfondire, così come link al sito di riferimento e ad altre pagine web con materiali e documenti legati al tema della giornata.

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